Recueillir les avis des stagiaires est une étape cruciale pour tout centre de formation. Ces retours permettent d’améliorer les contenus pédagogiques, d’assurer la satisfaction des apprenants et, surtout, de répondre aux exigences de certification comme Qualiopi.
Pourtant, de nombreux organismes utilisent encore des méthodes chronophages et peu efficaces, comme les questionnaires papier. Perte de temps, difficulté d’analyse, confidentialité limitée… Les inconvénients sont nombreux.
💡 Dans cet article, découvrez comment un centre de formation a réussi à simplifier tout le processus de collecte des avis stagiaires grâce à un Google Form et un simple QR code. Une solution gratuite, rapide à mettre en place et accessible sans compétences techniques ! 🚀
Contexte : Un processus manuel chronophage et inefficace
Dans les centres de formation, recueillir les avis des stagiaires est une étape essentielle, non seulement pour mesurer la satisfaction et améliorer la qualité des formations, mais aussi pour répondre à des obligations légales et administratives.
📢 Pourquoi est-ce si important ?
➡️ Obligation Qualiopi : Pour obtenir et conserver la certification Qualiopi, il est impératif de collecter et analyser les retours des stagiaires.
➡️ Exigences des financeurs : Certains organismes financeurs imposent également un suivi rigoureux des avis des participants.
Malgré ces obligations, certains centres de formation utilisent encore des méthodes traditionnelles lourdes et inefficaces, faute de moyens ou de compétences techniques.
📝 Méthode initiale : Un processus entièrement manuel
✔️ À la fin de chaque session de formation, le formateur distribuait un questionnaire papier aux stagiaires, qui le remplissaient directement en salle.
✔️ Une fois complétés, ces questionnaires étaient collectés par le formateur.
✔️ L’administration devait ensuite scanner chaque document pour l’archiver numériquement.
✔️ La version papier était stockée dans des dossiers physiques, occupant de l’espace et compliquant l’accès aux informations.
🚧 Problèmes rencontrés
❌ Manque de confidentialité : Les stagiaires remplissaient leur questionnaire devant leurs camarades et le formateur, ce qui pouvait limiter leur liberté d’expression.
❌ Perte de temps administrative : Impression, distribution, collecte, scan et classement représentaient une charge de travail importante.
❌ Erreurs et oublis : Des formulaires incomplets, perdus ou mal remplis compliquaient l’analyse des retours.
❌ Difficulté d’exploitation des avis : Le format papier ne permettait pas une analyse rapide des tendances et des points d’amélioration.
La solution mise en place : Un Google Form accessible par QR code
Pour répondre à ces défis, une solution simple et rapide a été mise en place :
✔️ Création d’un Google Form reprenant les mêmes questions que le questionnaire papier.
✔️ Génération d’un QR code redirigeant directement vers le formulaire en ligne.
✔️ Impression d’une affiche avec le QR code, placardée dans le hall du centre de formation.
✔️ Invitation des stagiaires à scanner le QR code et à répondre au questionnaire depuis leur propre téléphone, à leur rythme et en toute confidentialité.
Les bénéfices immédiats
✅ Plus de liberté pour les stagiaires : Ils peuvent remplir le questionnaire où et quand ils veulent, sans pression sociale ni crainte de représailles.
✅ Gain de temps considérable pour l’équipe administrative : Plus d’impression, de collecte, de scan ni d’archivage papier.
✅ Réduction des erreurs : Les réponses sont directement enregistrées et centralisées, sans risque de perte ou d’informations incomplètes.
✅ Analyse simplifiée : Grâce à Google Sheets, il est désormais possible de générer automatiquement des statistiques et tendances sur les retours des stagiaires.
✅ Solution économique et écologique : Suppression du papier et réduction du stockage physique.
🎯 Résultat ? Le taux de réponse a été maintenu à un bon niveau, et l’équipe administrative gagne plusieurs heures chaque mois, tout en garantissant une meilleure fiabilité et une analyse plus efficace des retours.
Conclusion : Une amélioration simple mais efficace
💡 Ce cas démontre que numériser un processus ne nécessite pas forcément un investissement technologique important. Avec une solution aussi simple qu’un Google Form et un QR code, ce centre de formation a :
✅ Automatisé un processus chronophage
✅ Respecté ses obligations réglementaires (Qualiopi, financeurs…)
✅ Amélioré la qualité et la sincérité des retours des stagiaires
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📢 Et vous ? Quels processus manuels dans votre entreprise pourraient être optimisés avec une solution numérique accessible ? 🚀
